Kommunale Ressourcen einfach digital verwalten und nutzbar machen
Bürgerhaus, Sportstätte, Grillplatz, Schließfach: Die Angebote gibt es längst – aufwendig ist ihre Verwaltung. Genau das adressiert kolula: Räume, Flächen und Equipment digital buchbar, zugänglich und flexibel nutzbar machen. Unkompliziert einführbar, ohne großes IT-Projekt.
Der Aufwand steckt in Anfrage, Freigabe und Schlüssel
Die Anfrage für das Bürgerhaus kommt per Telefon oder E-Mail. Die Belegung steht in einer Liste, die Freigabe braucht eine Abstimmung, die Zusage geht per Mail zurück. Danach geht es weiter: Der Schlüssel liegt im Rathaus und muss zu Öffnungszeiten geholt werden, an die Rückgabe muss jemand denken, und ob der Grillplatz am Samstag wirklich genutzt wurde, weiß am Montag niemand mehr. Jeder einzelne Schritt ist klein – zusammen binden sie genau die Kapazität, die in der Verwaltung ohnehin knapp ist.
Genau das macht kolula digital
Anfrage, Freigabe, Zahlung, Zugang und Rückgabe laufen in einem Prozess – ohne Software-Installation und ohne dass Sie Ihre Abläufe umbauen müssen. Die Einbindung in Ihre bestehende Website erfolgt per Link.
- Einrichten und konfigurieren: Räume, Flächen, Equipment, Nutzungsregeln, Nutzergruppen und Zugänge einmalig anlegen und jederzeit anpassen
- Buchen und bezahlen: Bürgerinnen und Bürger, Vereine und andere Nutzer buchen oder fragen online an – Zusatzleistungen und Zahlung laufen digital mit
- Verwalten und steuern: Buchungen, Zusatzleistungen und Meldungen zentral im Blick behalten und bei Bedarf eingreifen
- Nutzen und zugreifen: Zugang auf Wunsch digital – über ein Schließsystem oder ein automatisiertes Schlüsseldepot, mit digitalem Check-in und Check-out
Für Kommunen, Städte und Gemeinden
Der Schwerpunkt dieser Seite liegt auf Kommunen – auch andere Organisationen des öffentlichen Rechts arbeiten mit denselben Bausteinen. Was Sie davon haben: weniger Aufwand, besserer Service und mehr aus dem, was ohnehin vorhanden ist. Ohne aufwendige Beschaffung.
- Verwaltung entlasten: wiederkehrende Abläufe automatisieren – weniger E-Mails, Telefonate und Abstimmungen
- Service verbessern: Verfügbarkeiten prüfen und jederzeit online anfragen oder buchen – einfach und transparent
- Ressourcen besser nutzen: Räume, Flächen und Equipment sichtbar machen und vorhandene Kapazitäten besser auslasten
- Zusätzliche Einnahmen: Vermietung vereinfachen und vorhandene Potenziale wirtschaftlich nutzen
- Nutzung sicher steuern: Nutzungen nachvollziehbar dokumentieren und knappe Ressourcen fair vergeben
Bürgerhaus, Sportstätte, Grillplatz
Öffentliche Räume und Flächen digital verwalten und vermieten – Bürgerhäuser, Veranstaltungsräume, Sportstätten, Grillplätze und was sonst noch vergeben wird. Mit kolula ROOM: alles, was Sie für Ihre Raumverwaltung brauchen, ohne unnötige Komplexität.
- Verfügbarkeiten online anzeigen
- Räume direkt buchen oder Reservierungsanfragen stellen
- Buchungen zentral verwalten und Freigaben individuell steuern
- Verträge, Zahlungen und Belege automatisiert abwickeln
- Auf Wunsch digitalen Zugang integrieren
Vom Schließfach zum digitalen Servicepunkt
Schließfächer, Ausgabestationen, Sportequipment-Verleih und weitere kommunale Angebote digital bereitstellen und flexibel nutzbar machen. Mit kolula STATION: alles, was Sie für Ihre digitalen Ausgabe- und Zugangspunkte brauchen, ohne zusätzlichen Personalaufwand.
- Fächer und Angebote online verfügbar machen
- Direkt buchen oder reservieren
- Nutzung zentral verwalten
- Digitalen Zugang ohne persönliche Übergabe ermöglichen
- Zahlungen online abwickeln
- Auf Wunsch mit kolula ROOM kombinieren
Einfach starten, schrittweise erweitern
Starten Sie mit einem Angebot – meist dem, das den meisten Aufwand macht – und nehmen Sie weitere Anwendungsfälle dazu, wenn es trägt. Ohne neues IT-Projekt und ohne aufwendige Beschaffung. Welche Bausteine infrage kommen, hängt vom Angebot ab: kolula ROOM für Räume und Flächen, kolula STATION für Ausgabe und Verleih, kolula KEY für die Schlüsselübergabe. Eine Plattform, viele Möglichkeiten.
Passende kolula-Lösungen
Häufige Fragen
Müssen wir dafür Software installieren?
Nein. kolula läuft als Web-Anwendung; die Einbindung in Ihre bestehende Website erfolgt per Link. Räume, Flächen, Nutzungsregeln und Zugänge richten Sie einmalig ein und passen sie jederzeit selbst an.
Können Vereine anders behandelt werden als Privatpersonen?
Ja. Sie legen Nutzergruppen an und steuern je Objekt, wer was sehen, anfragen und buchen kann – und zu welchem Preis. Kostenfrei für einen berechtigten Kreis und kostenpflichtig für alle anderen lässt sich pro Objekt einstellen.
Wie läuft die Bezahlung?
Online-Zahlung, Zahlung per Zahllink und Überweisung sind eingebaut. Für kommunale Zahlungsverfahren binden wir pmPayment über den offenen Standard XBezahldienste an; das richten wir beim kommunalen Onboarding ein.
Ist die Lösung barrierefrei?
Sie ist darauf ausgelegt: responsiv, ohne App-Installation, in Deutsch und Englisch. Einen externen BITV-Test mit Konformitätserklärung beauftragen wir im Projekt.
Wo liegen unsere Daten?
Ausschließlich in der EU. Wir arbeiten DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 und dokumentiertem Löschkonzept – und Ihre Daten können Sie jederzeit exportieren.
Wie fangen wir an?
Mit einem Gespräch, in dem wir Ihre Anforderungen aufnehmen. Danach richten wir ein erstes Objekt ein – ein Bürgerhaus, eine Sportstätte oder eine Station – und erweitern von dort.
Digitale Services für Ihre Kommune.
In 30 Minuten schauen wir uns an, welche Räume, Flächen und Angebote Sie heute schon vergeben und wo dabei der Aufwand entsteht.